14.3. Ich habe eine Finanzprüfung - was muss ich tun?
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Hier der Download der Bestätigung für die Einrichtung nach §131 als PDF (die Zusammenfassung finden Sie im PDF auf der letzten Seite).
Bitte beachten Sie, dass die Finanzkonformität nur bis 31.12.2019 sichergestellt ist (Supportende / EOL 31.12.2018).
Danach stufen wir BONitSuite Professionell als NICHT MEHR FINANZKONFORM EIN.
Als BONitSuite Professionell Anwender treten Sie einer Finanzamtprüfung gelassen gegenüber. Mit wenigen Klicks haben Sie alle umsatzrelevanten Daten für das Finanzamt bereitgestellt und können sich anschließend gleich wieder um Ihr Kerngeschäft (dem Geldverdienen) kümmern.
Die nachfolgend beschriebenen Funktionen setzen eine aktuelle Version 3.5.xxx unserer BONitSuite Professionell voraus! Halten Sie Ihre Software mit den kostenlosen Updates immer auf dem aktuellen Stand, dann kann Ihnen bei einer Finanzprüfung auch nichts passieren.
Rechtliche Grundlagen für die Datenträgerbereitstellung sind:
* Die Bestimmungen der GDPdU GoBD (Deutschland)
* Barbewegungsverordnung §§ 124, 125, 131, 132 BAO / Barbewegungs-VO (Österreich)
* Kassenrichtlinie 2012 (Österreich)
* RKSV (Chipkarte) Österreich
Bei BONitSuite Professionell handelt es sich um Kasse Typ 3 (info für das BMF).
Datenträgerbereitstellung für das Finanzamt
Im Falle einer Betriebsprüfung möchte das Finanzamt womöglich Daten von Ihrer Kasse. Diese können Sie mit dem neuen Exportmodul entsprechend der Vorgaben der GDPdU (Deutschland) und der Einrichtung nach § 131 Abs.2 und 3 BAO (Österreich) aufbereiten und exportieren. Den Menüpunkt "Datenträgerbereitstellung nach GDPdU für IDEA 2002 oder ACL." finden Sie im Büromodul unter dem Menü "Bewegungsdaten":
Wählen Sie einfach den Exportzeitraum, geben Ihre Firmendaten ein und klicken auf Datenträgerbereitstellung. Sie werden anschließend aufgefordert einen Zielort für den Export anzugeben. Danach werden alle Daten in CSV-Dateien exportiert. Möchten Sie auch dass Ihre Artikeldaten exportiert werden, dann aktivieren Sie die entsprechende Checkbox im Exportfenster. Sollten Sie bereits einmal eine Datenbankarchivierung durchgeführt haben, so vergessen Sie nicht auch die Archivdatenbanken für das Finanzamt zu exportieren. Verwenden Sie dazu jedoch immer einen zweiten Datenträger oder erstellen die Dateien in einem separaten Unterordner (sonst würden Sie die vorhandenen überschreiben).
Der Datenexport enthält folgende Dateien für IDEA 2002:
* Aenderungsprotokoll.csv (Änderungsprotokoll)
* Artikelexport.csv (Artikeldaten optional)
* buchungen.csv (Alle Buchungszeilen)
* readme.txt
* index.xml (Exportinformationen für IDEA 2002 gemäß GDPdU)
* gdpdu-01-08-2002.dtd (XML-Definition für index.xml)
Die exportierten Daten bitte auf CD- oder USB-Stick dem Finanzprüfer übergeben.
Für Österreich sind die Dateien index.xml und gdpdu-01-08-2002.dtd zwar nicht erforderlich, es schadet aber nicht, wenn Sie diese ebenfalls an den österreichischen Prüfer übermitteln.
BAO Buchungsfälle
In Österreich ist diese Funktion eine der wichtigsten seit 1.1.2008. Definieren Sie einfach einen Zeitraum (Tag, Monat oder Jahr) und klicken Sie auf "Buchungsfälle anzeigen". Im Hauptfenster erscheint nun eine Liste mit allen Buchungsfällen im gewählten Zeitraum. Diese Liste können Sie ausdrucken oder als Textdatei speichern, um diese dem Finanzamt auf Verlangen vorzulegen. Diese Daten befinden sich in einem umfangreicheren Ausmaß auch auf dem Export-Datenträger der oben beschriebenen Funktion.
Übergabe der Datenbank an den Prüfer
Manche Prüfer möchten die komplette Datenbank zur Prüfung haben. Diese nützt den Prüfern in der aktuellen Form jedoch gar nicht, da diese mit einem Passwort versenden ist. Dieses Passwort ist nicht öffentlich und weder dem Unternehmer noch dem Prüfer bekannt. Um trotzdem eine Datenbank übergeben zu können kann diese im Büromodul unter dem Menüpunkt "Datei > Datenbankexport (Buchungen)" als unverschlüsselte Access-Datenbank exportiert werden.
Bitte kopieren Sie die exportierte Datei keinesfalls wieder in das BONitSuite Verzeichnis zurück, da sonst BONitSuite die Funktionen einstellt und nicht mehr verwendet werden kann (ein Schutz gegen externe Manipulation der Buchungsdatenbank).
Daten vor dem Update auf die Version 3.5:
Das Änderungsprotokoll ist erst seit der Version 3.5 vorhanden. Daten über Küchenbelege (Bons und Stornobons) können Sie manuell über die Funktionen "stornolog.txt einsehen" und "Bondruck-Logfile anzeigen" aufrufen und als Datei speichern oder ausdrucken. Die Buchungen übergeben Sie dem Finanzamt wie oben beschrieben. Beachten Sie aber, dass in der stornolog.txt und in der journal.txt nur Einträge enthalten sind, wenn Sie auch die Küchen- und Schankbelege aktiviert hatten. Hatten Sie diese nicht aktiviert, dann mussten auch keine elektronische Belege erstellt werden. Um die Exportfunktionen nutzen zu können, müssen Sie jedenfalls ein Update auf die Version 3.5 machen: Updateanleitung
Was der Prüfer auch gerne wissen möchte: Definitionen der Export-Dateien:
buchungen.csv
AutoID= fortlaufende, einmalige und unveränderliche Datenbanknummer (DB AutoID Feld)
Datum=Buchungsdatum
Rechnungsnummer=Rechnungsnummer (nicht immer fortlaufend, da Rechnungsnummern bereits beim Tisch-öffnen vergeben werden)
Tisch=Tischnummer (1000 oder 1001 werden beim Splitten verwendet)
Bedienernummer=ID-Nummer des Bedieners (1-150)
Bediener=Name des Bedieners
PLU=Artikelnummer
Bezeichnung=Artikelbezeichnung
EK=Einkaufspreis zum Zeitpunkt der Rechnungslegung (falls hinterlegt)
VK=Verkaufspreis zum Zeitpunkt der Rechnungslegung (ggf. bereits rabattiert bei Happy-Hour oder alternativer Preisebene)
Steuer=Steuersatz
Menge=Menge
Gast=Gastname/Tischname falls zugewiesen
CheckIn=Zeitpunkt wo der Tisch das erste Mal geöffnet wurde (erste Buchung). Feld ist leer bei Tischrückholung
VKNormal=Verkaufspreis zum Zeitpunkt der Rechnungslegung (wie im Artikelstamm vermerkt. Kann von VK abweichen wenn rabattiert wird)
bezahltmit=Abschlussart (ohne Rechnungsdruck, MWST-Rechnung, VISA ...)
Internebemerkung=meist Computername und Festplattennummer (wird für die Lizenzüberwachung verwendet)
Aenderungsprotokoll.csv
AutoID= fortlaufende, einmalige und unveränderliche Datenbanknummer (DB AutoID Feld)
Datum=Zeitpunkt des Logeintrages
Logeintrag=Textinfo
Verweis=Verweis auf den Vorgang (Rechnungsnummer wenn <>0)
EintragART=(0=Infolog | 1=Berichte/Abschlüsse | 2=Stammdatenänderungen | 3=Rechnungsabschlüsse | 10=Bondruck positiv | 11=Bondruck negativ [Storno])
SummeDBL=Summe des entsprechenden Beleges oder Vorganges (nicht für jeden Logeintrag zutreffend)
BedienerTXT=Bedienernummer + Bedienername
Neu seit 28.6.2013: Bei Verweis-Wert 10 oder 11 wird das Feld "Logeintrag" zerlegt und zusätzlich als Einzelwerte exportiert.
PLU_aus_Logfeld=Artikelnummer
Artkelbezeichnung_aus_Logfeld=Artikelbezeichnung
Menge_aus_Logfeld=Menge
Tisch_aus_Logfeld=Tischnummer
Artikelexport.csv
PLU= Artikelnummer von 1-9999
Bezeichnung=Artikelbezeichnung
EK=Einkaufspreis (optional)
VK=Normalverkaufspreis (Preisebene 1)
VK2=Alternativer Verkaufspreis (Preisebene 2 / Happy-Hour)
Steuer=MWST
Lieferant=Lieferantenkennung für diesen Artikel
Lagerstand=Lagerstand (optional)
Schankmass=Schankmass (Liter, Stück, KG ...)
Minlager=Mindestlagerstand (für automatische Bestelllisten)
Minlager=Option für Barlagerstand in Verbindung mit "Kundenoption" - siehe auch Barlagerstand zurücksetzen (siehe screenshot)
Barcode=EAN13 Barcode
Bonus=nicht benutzt
GSTIndex=Index der Artikelgruppen (0-31 möglich - werden unter Artikelgruppen definiert)
Druckername=Drucker auf den der Artikel gedruckt wird
Zusatz1=nicht benutzt
PLU1-PLU6=Rezepturenartikel
Menge1-Menge6=Rezepturenmengen
Zusätzlich vorhandene Dateien und deren Bedeutung (nur Textdateien)
journal.txt=Bei jedem Bondruck wurde eine Zeile Eintrag geschrieben (alte Programmversion vor 3.5)
Bei jedem negativen Bondruck (Storno) wurde ebenfalls ein Eintrag geschrieben (alte Programmversion vor 3.5)
[Anmerkung: Wurde der Küchen- und Thekenbon nicht aktiviert, dann wurde auch kein Logfile (journal/stornolog) geschrieben.]
Weiterführende Informationen die für die Finanzprüfung interessant sind:
Storno-Funktion - Welche Arten von Storni gibt es und wie werden diese aufgezeichnet.
Änderungsprotokoll - detaillierte Erklärung zum Änderungsprotokoll.
Erklärung Lücken in Rechnungsnummern (wann und wie):
Lücken in Rechnungsnummern entstehen dann, wenn alle Artikel eines Tisches storniert werden und im selben Arbeitsgang die Rechnung mit "Abschluss ohne Druck" abgeschlossen wird. In der Regel wird beim Abschluss einer Rechnung ohne einen Artikel darauf ein Platzhalterartikel gebucht um die Rechnungsnummer zu erhalten. In dieser einen Konstellation jedoch nicht. Solche Fälle kann man jedoch einfach nachvollziehen, da im Änderungsprotokoll zum selben Zeitpunkt der Rechnungsabschluss vermerkt ist.
Erklärung Lücken in AutoID-Nummern (wann und wie):
Tischrückholung - Ändern einer Rechnung am selben Tag (z.B. Zahlungsart). Bitte Zusatzinfo bezüglich Auto-ID Lücken beachten!
Sie haben noch keine Updates gemacht oder das letzte Update liegt bereits Jahre zurück?:
Das wäre dann nicht so gut. Unseres Software kann die von der Finanz geforderten Aufzeichnungen nur dann korrekt führen, wenn diese regelmäßig auf den neuesten Stand gebracht wird. Dazu ist es erforderlich zumindest nach jeder Finanzreform ein (kostenloses) Update selbst durchzuführen - mindestens aber einmal pro Jahr. Wird das nicht gemacht, dann sind Ihre Aufzeichnungen wahrscheinlich ungenügend. In jedem Fall sollten Sie bei der Finanzprüfung ein Update machen und zumindest die aufgezeichneten Daten im korrekten Exportformat ausgeben zu können.
Verfahrensdokumentation:
Gültigkeit: Diese Verfahrensdokumentation ist ab Version 3.5.526 zutreffend und verliert auch durch regelmäßige Pflichtupdates nicht deren Gültikeit.
Speicherung und Manipulationssicherheit: Die Speicherung der Buchungsdaten, Vorgänge und Protokollierungen passiert in zugangsgeschützten Datenbanken. Diese Datenbanken können vom Benutzer nicht manuell geöffnet oder geändert werden.
Datensicherung: Die regelmäßige Datensicherung obliegt dem Kunden. Dazu stellen wir eine manuelle Datensicherungsfunktion über das Büromodul (Menü "Datei") kostenfrei zur Verfügung. Diese Datensicherung speichert alle Rohdaten der Kasse.
Aufzeichnungen nach GoBD: Diese werden automatisch ab der ersten Inbetriebnahme geführt - es muss lediglich für Deutschland im Büromodul (auf der Kasse) der Kundenmenüpunkt Nr. 6 "ZNR - fortlaufende Nummer am Tagesabschluss" aktiviert werden.
RKSV: Diese Funktion (Chipkarte mit EFSTA Register) muss einmalig aktiviert werden und kann nach Aktivierung nicht mehr deaktiviert werden.
DEP Datenerfassungsprotokoll laut Registrierkassen-Sicherheits-Verordnung
Export für Finanzprüfungen: Funktion siehe oben. ALLE Datenbanktabellen werden 1:1 in XML und CSV-Dateien exportiert. Zusätzlich eine Datei DEP.txt im JSON Format bei aktivierter RKSV. Der oder die Finanzbeamte braucht die Datei nur auf .json umzubenennen um diese in seine Software importieren zu können.
Benötigen Sie Unterstützung bei Ihrer Finanzprüfung, dann bitten wir Sie die Einverständniserklärung zur Datenverarbeitung unterzeichnet an info@bonit.at zu retournieren.
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