5.3. Mahnwesen
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Zahlung auf Rechnung und Mahnwesen
In BONit Hotel® Professionell & Web haben Sie die Möglichkeit bei der Bezahlung die Zahlungsart "Auf Rechnung" auszuwählen. Dies bedeutet, dass der Gast nicht sofort bezahlt, sondern später per Überweisung oder Erlagschein (Zahlschein) oder einfach nur später.
Sie als Hotelier müssen aber alle Zahlungen immer im Blick haben, um nicht auf Ihren Kosten "sitzen zu bleiben".
Dazu haben wir eine einfache Funktion für "offene Forderungen" mit "Mahnwesen" integriert.
Sie erreichen diese Funktion über das Menü "Datei" > "Offene Forderungen / Mahnwesen":
Im Screenshot oben finden Sie alle mit "Auf Rechnung" abgeschlossenen Buchungen. Egal ob diese bereits bezahlt sind oder nicht. Möchten Sie nur die unbezahlten Rechnungen anzeigen lassen, dann aktivieren Sie das entsprechende (zweite) Häkchen. Möchten Sie nur bestimmte Buchungen anzeigen, dann können Sie mit Hilfe der Suchbegriffe oder Datumseingrenzung auch bestimmte Rechnungen anzeigen lassen.
Beispiele:
Der Kunde bezahlt die offene Rechnung
Für den Fall dass der Kunde seine Rechnung bezahlt hat, brauchen Sie einfach auf den entsprechenden Eintrag doppelklicken und es erscheint das Bearbeitungsfenster. Hier klicken Sie einfach auf "Rest bezahlt" und auf "Speichern und Schließen". Damit ist die Rechnung bezahlt und für Sie erledigt.
Der Kunde bezahlt nur einen Teil seiner offenen Rechnung
Gehen Sie genau so vor wie im ersten Beispiel, geben Sie jedoch bei "Zahlung eingegangen" den Betrag ein, den Ihnen Ihr Kunde bezahlt hat. Somit reduziert sich der Saldo um den Betrag den Sie eingegeben haben.
Der Kunde zahlt gar nicht, Sie müssen mahnen
Klicken Sie auf die Rechnung die Sie mahnen möchten. Es öffnet sich wieder das Bearbeitungsfenster. Hier können Sie rechts bei "Mahnstatus ändern" den gewünschten Mahnstatus auswählen. Mahnen Sie Ihren Kunden das erste Mal, dann wählen Sie die 1. Mahnung aus. Nun klicken Sie auf "Mahnung senden".
Es öffnet sich das normale Rechnungsmodul, wo Sie die Mahnung drucken, anzeigen oder per Email versenden können. Wurde das Rechnungsmodul wieder geschlossen (also die Mahnung abgesetzt), dann kehren Sie automatisch wieder in das Bearbeitungsfenster zurück. Hier wurde das Datum der 1. Mahnung auf das aktuelle Datum gesetzt. Sollten Sie den Kunden öfter Mahnen müssen, dann gehen Sie einfach analog zu dieser Beschreibung vor.
Natürlich können Sie das Formular der Mahnung so wie die anderen Formulare individuell mit dem Formulardesigner gestalten.
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