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4.5. Gruppenreservierung
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In Hotel Easy ist eine einfache und unkomplizierte Gruppenreservierung integriert. Die Gruppenreservierungsfunktion hilft Ihnen dabei mehrere Zimmer auf einmal zu reservieren, ohne die Individualität der einzelnen Buchungen zu beeinträchtigen.

Wir gehen anhand eines Beispiels vor:



Herr Reto Züngli (im Beispiel die grüne Reservierung für Zimmer 019 Doppelzimmer) möchte insgesamt 5 Zimmer für 10 Personen reservieren. Dazu müssen wir nur wie im Kapitel "Eine neue Reservierung erstellen" beschrieben eine neue Reservierung für den gewünschten Zeitraum erstellen (für unser Beispiel haben wir das schon gemacht).

In der Reservierungsmaske finden Sie ganz oben eine Schaltfläche "Gruppe" und ein weißes leeres Textfeld. Um nun aus der aktuellen Reservierung einen Gruppenreservierung zu machen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Gruppe". Nun öffnet sich ein neues Dialogfeld mit allen Zimmern die im angegebenen Zeitraum noch frei sind. Markieren Sie einfach die Zimmer, die Sie für Ihre Gruppe verwenden möchten. Mit "Fenster Gruppenbuchung ausblenden" können Sie diesen Dialog ausblenden um an die dahinter liegenden Optionen zu gelangen. Das "Ausblenden" deaktiviert jedoch nicht die getätigten Änderungen.

Sobald Sie die aktuelle Reservierung speichern, erstellt die Software automatisch identische Buchungen an den gewählten Zimmern und Zeiträumen. Es werden alle Parameter der aktuellen Reservierung/Buchung "kopiert".

So sieht die Gruppenbuchung auf dem Belegungsplan aus:
Wenn Sie mit der Maus über ein Element der Gruppenbuchung fahren, dann werden alle Elemente der Gruppe fett markiert.


Sie können natürlich auch eine Buchung von einer Gruppe lösen oder zu einer Gruppe hinzufügen.

Um die Bindung an die Gruppe zu lösen, geben Sie einfach im Feld wo die Gruppenkennung steht "-1" ein. Das Feld nur zu leeren, reicht nicht aus. Sie müssen schon das Minuszeichen gefolgt mit einer 1 eingeben.

Um eine Buchung an eine Gruppe zu binden, tragen Sie ganz einfach die Gruppennummer ein!

Sie können einzelne Elemente einer Gruppenreservierung ändern, ohne dass dies Auswirkungen auf die restlichen Elemente derselben Gruppenreservierung hätte.

Nach der Erstellung der Gruppenbuchung werden alle Einzelelemente wie eigenständige Buchungen behandelt (Checkin, Rechnungslegung etc.). Einzig am Belegungsplan ist die Zusammengehörigkeit der Gruppe beim Darüber fahren mit der Maus durch die Fettschrift erkennbar.

Abrechnen der Gruppenreservierung / Sammelrechnung
Alle Einzelbuchungen müssen wie normale Zimmerbuchungen abgerechnet werden. Anschließend können Sie mit der Funktion "Sammelrechnung" eine Zusammenfassung für alle Zimmerrechnungen erstellen.




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