4.1. Gästeverwaltung
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Die Funktionen der Gästekartei
Die Gästekartei kann entweder über den Hauptschirm (links oben), über das Buchungsmodul oder über das Rechnungsmodul aufgerufen werden.
Im ersten Reiter "in Gästeliste suchen" können Sie anhand von Suchbegriffen (Name, Ort, Strasse etc..) beliebige Kunden suchen. Mit einem Doppelklick (oder markieren und auf "Bearbeiten") gelangen Sie in den zweiten Reiter "Detaillierte Gästedaten" wo Sie die Daten ändern oder ergänzen können (siehe weiter unten).
Mit einem Klick auf die Taste oder den Reiter "History" gelangen Sie zur Kundenhistory (siehe weiter unten).
Sie haben auch die Möglichkeit die angezeigten Adressen nach Excel oder in eine CSV-Datei zu exportieren.
Ebenso können Sie aus MS Outlook Adressdaten importieren.
Oder aus den exportierten Kundendaten von Frontmanager (Hotelsoftware des Mitbewerbs).
Postleitzahlendatenbank von Österreich, Deutschland, Liechtenstein und Schweiz:
Im Reiter "Detaillierte Gästedaten" können Sie die Kundendaten ändern oder erstellen. Die gelben Felder sind Pflichtfelder, die weißen sind optional. Wenn Sei im Feld PLZ oder Ort entweder Doppelklicken oder die Eingabetaste drücken, so öffnet sich ein Auswahlmenü. Das ist z.B. interessant wenn Sie nur den Ortsnamen wissen, jedoch nicht die PLZ. Dann geben Sie einfach den Ortsnamen oder einen Teil davon ein und Sie erhalten eine Auswahl an passenden Orten. Klicken Sie den gewünschten Eintrag an und das Feld PLZ, Ort, Land und Herkunft werden automatisch befüllt.
Sollte eine Ortschaft oder PLZ in der Datenbank nicht zu finden sein, so können Sie diesen manuell eintragen (PLZ, Ort, Staatsangehörigkeit) und dann mit der Taste "hinzufügen" zur eigenen Postleitzahlendatenbank hinzufügen. Sie können diese Datenbank auch manuell mit Microsoft Access bearbeiten. Diese Datenbank finden Sie im Hotel-Ordner unter PLZEigen.mdb.
Eine Sonderfunktion stellt die Dokumentenablage und Scan-Funktion dar. Sie können per Drag & Drop beliebige Dokumente in das Listenfeld ziehen. Diese Dokumente werden dann in den Dokumentenablageordner kopiert und dem Kunden zugeordnet.
Ebenso können Sie mit "Dokument neu einscannen" mit Hilfe eines angeschlossenen Flachbettscanners Kundendaten (z.B. Kreditkarte, Reisepass etc.) einscannen. Diese sind dann immer dem Kunden zugeordnet und einfach wiederzufinden.
Im Reiter "History" finden Sie alle Buchungsdaten (Rechnungen) zur Kundenadresse. Die linke Seite ist ähnlich aufgebaut wie die Erweiterte Belegsuche. Auf der rechten Seite finden Sie alle PDF-Dokumente (Angebote, Rechnungen etc.) die mit dem Kunden verknüpft wurden. Ein Klick auf das Dokument öffnet es im Acrobat Reader.
Funktion Kunde ist Rechnungsempfänger:
Wenn die Option 'Kunde ist Rechnungsempfänger' (links unten) angehakt wird, dann werden auch alle Buchungen gelistet, wo der aktuelle Kunde als Rechnungsempfänger hinterlegt ist. Bitte beachten Sie, dass die rechte Dateiliste von dieser Option unberührt bleibt.
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