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4.6. Mailbox, Email schreiben, Emailvorlagen
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In BONit ERP2 Business-Software ist ein vollständiger Email-Client enthalten. Dieser ist grundsätzlich nur für den Empfang von Bestellungen aus dem BONit ERP2 Onlineshop und für den Versand von Aufträgen an Ihre Kunden vorgesehen. Theoretisch könne der Email-Client auch als ganz normales Email-Postfach verwendet werden. Beachten Sie aber bitte, dass bei sehr vielen Email der Client möglicherweise sehr langsam wird, weil eben nicht als Outlook-Ersatz gedacht und auf mehr als 5000 Emails ausgelegt ist.

Ob Sie eine Email manuell mit "neue Email" versenden oder automatisch aus einem Auftrag heraus, macht fast keinen Unterschied. Mit der Ausnahme, dass aus dem Auftrag heraus der Auftrag automatisch als PDF in die Email angehängt wird und dass hier Auftragsvariablen zur Verfügung stehen, welche die Platzhalter in einer Emailvorlage ersetzen können.

Die MAILBOX verfügt über die Ordner Posteingang, Gesendete, Archiv und Papierkorb. Im Archiv landen alle übernommenen und bereits verbuchten Onlineshop-Bestellungen oder Emails die man manuell archiviert. Im Papierkorb landen alle Emails die entweder manuell gelöscht oder über den integrierten Spamfilter als Spam erkannt wurden.



Um eine neue Email zu verfassen klicken Sie einfach auf "neue Email", und gehen wie von Ihrem Email-Programm gewohnt vor:



Konfiguration Email-Vorlagen, Platzhalter und Titelbild für die HTML-Email:

Da die Mailbox hautpsächlich für den Versand von unterschiedlichen Aufträgen vorgesehen ist, ist es praktisch wenn man sich für diverse Auftragstypen eigene Vorlagen anlegt. Dazu schreiben Sie einfach den gewünschten Email-Text, wählen ein Betreff und klicken in der Vorlagenzeile auf "speichern". Geben Sie eine Bezeichnung für die Vorlage ein und diese wird gespeichert. Sie können eine Vorlage mit dem Button "standard" als Standard-Vorlage definieren. Diese erscheint dann immer automatisch bei einer neuen Email.


Es ist zusätzlich möglich eine Grafik oberhalb der Email als Email-Header pro Vorlage einzubinden. Dazu klicken Sie einfach auf das Kamera-Sybol links neben dem Email-Text und wählen eine Grafik aus. Nun speichern Sie die Vorlage, damit wird auch die Grafik zur Vorlage gespeichert. Bei Netzwerkbetrieb sollte sich die Grafik in einem Ordner befinden auf den alle Clients mit der selben Pfadangabe zugreifen können.



Wenn Sie einen Auftrag direkt aus der Auftragsbearbeitung per Email an einen Kunden versenden, dann können Sie in Ihrer Vorlage auch Platzhalter verwenden. Diese Platzhalter werden beim Absenden der Email durch die entsprechenden Werte aus dem Auftrag ersetzt. Details dazu erfahren Sie gerne beim Support.



Eine so versandte Email kann beim Empfänger dann so aussehen:



Weitere Optionen:

Sie können jeder Email auch bis zu zwei weitere Anhänge beifügen. Dazu können Sie diese mit der Büroklammer auf Ihrem Computer lokalisieren und mit dem Checkfeld der Email anhängen. Die Dokumentpfade bleiben gespeichert. Das macht beispielsweise bei AGB oder anderen oft verwendeten Beilagen Sinn.

Sobald Sie in das BCC Feld eine Email-Adresse eingeben, wird diese dauerhaft gespeichert. Achten Sie darauf, dass Sie bei der nächsten Email nicht versehentlich einen falschen BCC Addressaten angegeben haben. Das BCC-Feld kann z.B. die interne Verrechnungsabteilung oder der Geschäftspartner sein.

Über das Kontextmenü können Sie viele weitere Funktionen aufrufen:






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