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13.7. Jahresabschluss (Datenarchivierung)
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Ein Jahresabschluss in BONitSuite ist nicht notwendig. Es können jedoch folgende Arbeiten am Jahresende durchgeführt werden, die einem Jahresabschluss am nächsten kommen:

1. Jahresumsatzbericht
Büromodul > Auswertungen > Jahresumsatzbericht in Zahlen

2. grafischer Jahresumsatzbericht
Büromodul > Auswertungen > Grafische Jahresumsatz-Statistik

3. Umsatzauswertung nach Artikel, Bediener, Zahlungsarten und Tischen
Büromodul > Erweiterte Belegsuche > ganzes Jahr auswählen und sortiert drucken. Genauere Informationen über die Erweiterte Belegsuche finden Sie im Kapitel Büromodul.

4. Datenbank archivieren.
Nachdem Sie eine Datensicherung durchgeführt haben gehen Sie wie folgt vor:

Büromodul Backoffice

Die Buchungsdatenbank wächst ständig mit jeder Buchung in der Dateigröße. Je größer diese Datei ist, desto mehr Rechenzeit wird benötigt um darin Daten zu schreiben und zu lesen. Dies kann ab einer bestimmten Dateigröße die Verarbeitungsgeschwindigkeit beeinträchtigen. Natürlich ist dies auch abhängig von der Leistungsfähigkeit der eingesetzten Kassenhardware. Ein leistungsfähiger Rechner hat womöglich mit 40 MB noch keine Probleme, aber ein sehr schwacher Rechner kann auch schon bei 20MB Dateigröße Leistungseinbußen haben.

Ab einer Dateigröße von 20 MB wird im Büromodul daher ein Button "Datenbank archivieren" eingeblendet. Mit diesem Button ist es möglich die aktuelle Buchungsdatenbank zu archivieren und eine neue Datenbank zu erstellen. Mit einem Rechtsklick auf die Datenbankgröße können Sie den "Archivieren" Button aber jederzeit auch vor der 20 MB Grenze einblenden.

Vorsicht: Dies sollten Sie nur an Stichtagen machen. Damit meinen wir Monatsende oder besser noch Jahresende. Das hat den Grund, dass die verschiedenen Abfragen und Auswertungen in BONitSuite immer über diese Buchungsdatenbank gefahren werden und jeweils nur in einer Datenbank gemacht werden können. Würden Sie also mitten im Jahr eine Archivierung durchführen und später über das ganze Jahr eine Auswertung machen wollen, so ist das nur in 2 Teilauswertungen möglich. Eine bis zur Archivierung und eine ab der Archivierung. Daher empfehlen wir die Datenarchivierung bei Bedarf immer am Jahresende durchzuführen.

Achtung: Stellen Sie sicher, dass zum Zeitpunkt der Archivierung keine andere Kassenstation und kein anderes Kassenmodul aktiv ist. Alle Programme auf allen Stationen müssen beendet sein, nur das Büromodul auf der Hauptstation (Datenbankserver) darf für diese Aktion geöffnet werden! Stellen Sie sicher, dass Sie alle Tische abgeschlossen haben (es darf kein offener Tisch vorhanden sein) und alle Tages- und Monatsabschlüsse gemacht haben. Erst dann die Archivierung durchführen.

Um nachträglich Abfragen in einer bereits archivierten Datenbank durchzuführen, können Sie bei jeder Abfrage die aktuelle oder eine archivierte Datenbank auswählen:

Auswertung im Archiv



(Archivierte Datenbanken sind in der BONitSuite Datensicherung nicht dabei. Daher unbedingt diese Dateien separat sichern!)




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