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12.7. Einladung, Eigenverbrauch, Personalverbrauch
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Wir werden oft gefragt, wie man in BONitSuite Professionell den Personalverbrauch oder Gäste-Einladungen behandeln kann. Dies ist relativ einfach und man kann damit umfangreiche Daten "sammeln".

Vorbereitungen / interne Regelungen

Öffnen Sie einen beliebigen Tisch, den Sie vorher intern für Personalverbrauch, Einladung oder Eigenverbrauch definiert haben. Hier gibt es mehrere Möglichkeiten. Sie können zum Beispiel für jede Bedienung eine eigene Tischnummer definieren, eine für den Eigenverbrauch des Chefs und einen separaten für Gästeeinladungen - oder auch noch viel mehr.

Ziel soll es sein, dass alle Eigenkonsumationen und Einladungen auf bestimmte Tische gebucht werden. Diese Tische behandelt man während des Buchens genau so wie herkömmliche Tische. Einzig bei der Abrechnung wählt man die entsprechende Zahlungsart.

Es gibt in BONitSuite dafür drei verschieden Zahlungsarten.

Eigenverbrauch (Einkaufspreis):
Wählt man diese Zahlungsart, dann wird die Rechnung mit Artikel-Einkaufspreis PLUS MwSt. verkauft. Sind bei den Artikeln keine Einkaufspreise hinterlegt, dann macht diese Buchung auch 0 aus.
Datenbankwert "Eigenverbrauch"

Personal / Einladung (Einkaufspreis):
Wählt man diese Zahlungsart, dann wird die Rechnung mit Artikel-Einkaufspreis PLUS MwSt. verkauft. Sind bei den Artikeln keine Einkaufspreise hinterlegt, dann macht diese Buchung auch 0 aus. Diese Zahlungsart ist praktisch, wenn Sie Ihrem Personal zwar mit dem Preis entgegenkommen möchten, jedoch zumindest den Einkaufspreis verrechnen möchten. Sonst funktioniert diese Zahlungsart genau so wie der "Eigenverbrauch (Einkaufspreis)".
Datenbankwert "Personalverbrauch"

Personal / Einladung Buchung mit 0,-:
Diese Zahlungsart entspricht grundsätzlich den ersten beiden Zahlungsarten, jedoch wird hier immer mit 0,00 Euro abgerechnet. Die Buchung ist daher also immer mit 0,00 bewertet.
Datenbankwert "Personalverbrauch"

In der Buchungs-Datenbank wird bei der entsprechenden Zahlung der angegebene Datenbankwert (Personalverbrauch oder Eigenverbrauch) angegeben. Somit können auch nachträglich alle Buchungen mit dieser Abschlussart herausgesucht werden.

Am häufigsten verwenden unsere Kunden ausschließlich die dritte Zahlungsart "Personal / Einladung Buchung mit 0,-). Um hier jedoch zwischen Personalverbrauch, Eigenverbrauch oder Gästeeinladung unterscheiden zu können, wird einfach jede Buchung auf eine andere vordefinierte Tischnummer gebucht.

Wir verwenden zum Beispiel folgende Tischnummern für die internen Buchungen:
100 Eigenverbrauch Chef und Chefin
101 Personalverbrauch Bedienung 1
102 Personalverbrauch Bedienung 2
.....
999 Einladung Gäste

Buchen einer Gästeeinladung oder Personalverbrauch:

Sie öffnen den Tisch 999 (unser Beispiel) und buchen die Artikel, die Sie dem Gast "schenken" möchten. Danach wählen Sie "Sonstige Zahlungsarten" und "Personal/Einladung Buchung mit 0.-). Fertig. Sie erhalten einen Beleg mit 0,00 Endsumme. Diese Buchung belastet daher auch nicht den Tagesumsatz oder den Bedienerumsatz. Auf dem Tagesabschluss haben Sie bei den Zahlungsarten einen eigenen Eintrag "Personalverbrauch" mit der Buchungssumme 0. Egal wie oft Sie solche Buchungen durchgeführt haben. Auch egal auf welche Tischnummer.

Eigenverbrauch

Damit Sie aber am Tagesende oder Monatsende wissen, wie viel Sie selbst konsumiert haben oder wie viele Gästeeinladungen Sie gebucht haben, können Sie diese Auswertung im Büromodul über die "Erweiterte Belegsuche" entsprechend steuern.

Sie lassen zum Beispiel alle Buchungen in einem Zeitraum anzeigen, die auf Tisch 999 und auf "Personalverbrauch" abgeschlossen wurden. Somit erhalten Sie eine Auflistung aller Artikel die Sie Ihren Gästen geschenkt haben.

Personalverbrauch Auswertung

Nachdem Sie im Büromodul > Erweiterte Belegsuche die Abfrageparameter (Zeitraum, Tischnummer und Zahlungsart) definiert haben, klicken Sie auf den großen grüßen Button "Suche starten ...". Danach erhalten Sie eine Liste aller Buchungen:

Erweiterte Belegsuche

Wenn Sie auf den Button "Summen" klicken, dann sehen Sie den Ist-Preis (0,00) und den Soll-Preis der Artikel. Also den Preis den diese Artikel normalerweise kosten. Der Ist-Preis ist ungleich Null, wenn Sie bei Artikeln einen Einkaufspreis eingegeben haben und die Buchung auf eine der ersten beiden Zahlungsarten abgeschlossen haben. Sonst ist der Ist-Preis immer 0,00.

Ist Soll Summe

Sie können die Auswertung aber auch drucken (Druck mit Sortierung nach Artikel) und haben alle Daten dann auch übersichtlich auf Papier.

Personalverbrauch Ausdruck

Bedenken (unbegründet):

Sie möchten nicht, dass Ihr Personal diese Zahlungsarten benutzt? Kein Problem. Im Büromodul unter "Einstellungen" > "Zahlarten ausblenden / Anzahl der Rechnungsbelege" können Sie bestimmen, welche Zahlungsarten Ihr Personal zu sehen bekommt.

Wir empfehlen diese Zahlungsarten auszublenden. Das Personal bucht oder splittet Einladungen ganz einfach auf die entsprechenden Tischnummern. Sie als "Manager" können diese Tischbuchungen dann einmal am Tag, oder einmal in der Woche oder ganz nach Belieben auf die entsprechenden Zahlungsarten abschließen. Somit kann Ihr Personal auch keine "unerlaubten" Buchungen durchführen.





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