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12.4. Tagesabschluss, Monatsabschluss, Zwischenberichte
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Vorgehensweise am Tagesende

WICHTIG!
Wenn Sie Tagesabschlüsse oder Monatsabschlüsse durchführen, so machen Sie dies entweder IMMER auf einer Kasse oder am Server.

Bitte beachten Sie, dass auf allen anderen Stationen das Programm mit „Verlassen“ beendet wurde. Wenn Sie die Abschlüsse an einer Client-Kasse machen (ist auch möglich), dann muss das Programm an den anderen Kassen UND am Server beendet werden. Wenn Sie die Abschlüsse am Server machen, dann müssen alle Kassen beendet werden.


Bedienerabrechnung

Bedienerabrechnung

  1. Öffnen Sie die Funktion „Manager“ und wählen Sie „Bediener Abschlüsse“.
  2. Falls noch offene Tische (nicht abgerechnete Tische) aufgelistet werden und der Arbeitstag bereits zu Ende ist, so können Sie diese mit „Alle Tische abschließen“ abschließen. Es können aber durchaus auch Tische beim Tagesabschluss offen bleiben (Gast bezahlt später ..). Wenn Sie nur zwischendurch eine Bedienerabrechnung machen, dann keinesfalls auf „Alle Tische abschließen“ klicken, da sonst auch die noch tatsächlich nicht bezahlten Tische geschlossen werden.
  3. Klicken Sie auf „Bedienerumsätze drucken“ um eine Auflistung aller Umsätze aller Bediener auszudrucken.

Fertig!

Tageszwischenbericht (kann jederzeit gemacht werden um den Umsatz anzuzeigen)

  1. Melden Sie sich bei der Funktion „Manager“ an und wählen Sie den Punkt „Tagesabschluss / Monatsabschluss“
  2. Wählen Sie den ersten Punkt „Tageszwischenbericht“
  3. Wählen Sie oben aus, ob Sie den Bericht drucken möchten, oder nur am Bildschirm sehen
  4. Klicken Sie auf durchführen
  5. Fertig

 

Tagesabschluss (nur am Tagesende machen – schließt den laufenden Tag ab)

  1. Versichern Sie sich, dass alle anderen Stationen beendet wurden
  2. Melden Sie sich bei der Funktion „Manager“ an und wählen Sie den Punkt „Tagesabschluss / Monatsabschluss“
  3. Wählen Sie den ersten Punkt „Tagesabschluss“
  4. Klicken Sie auf durchführen
  5. Sie gelangen nun noch einmal in die Bedienerabrechnung, die Sie (falls noch nicht geschehen) ausdrucken können (siehe erster Punk „Bedienerabrechnung“). Klicken Sie auf „Schließen“ um diese Bedienerabrechnung wieder zu verlassen.
  6. Nun werden Sie nach dem Datum für den Tagesabschluss gefragt. Geben Sie hier immer den Tag an, an dem Ihr Arbeitstag begonnen hat. Arbeiten Sie z.B. die Nacht vom 17. auf den 18., dann wählen Sie als Datum für den Abschluss den 17. (mit den Pfeiltasten).
  7. Bestätigen Sie mit OK. Die Sicherheitsabfrage überprüfen und mit OK bestätigen.


  8. Zum Schluss werden Sie gefragt, wo Sie den Abschluss ausdrucken möchten. An den Kassen ist jeweils nur ein möglicher Drucker installiert (bitte nicht „NULL“, “TFT“, „Schank“ oder „FreePDF“ verwenden). Ist am Server (Notebook) ein weiterer Drucker installiert (z.B. ein A4-Drucker), so können Sie diesen aus der Liste der verfügbaren Drucker auswählen. Beachten Sie, dass das Häkchen bei „Dokument wird auf einem Bondrucker ausgegeben“ aktiviert wird, wenn Sie tatsächlich auf einen Bondrucker ausgeben. Tun Sie das nicht, so wird die Ausgabe auf ein A4-Blatt optimiert und daher am Bon nicht alles angedruckt.
  9. Fertig


Beispiel eines Tagesabschlusses:

 

Was mache ich, wenn ich einen Tagesabschluss vergessen habe oder doppelt gemacht habe. Kann ich einen Tagesabschluss auch rückwirkend für vorgestern oder früher machen?

Ein Tagesabschluss muss zwingend immer zwischen Schichtende/Tagesende und Schichtanfang/Tagesanfang gemacht werden. Wenn Ihr Lokal z.B. gegen 01:00 Uhr zusperrt und am nächsten Tag um 9:00 Uhr wieder öffnet, dann haben sie genau zwischen 01:00 und 9:00 Uhr die Möglichkeit den Tagesabschluss durchzuführen.
Sollten Sie einmal vergessen haben einen Tagesabschluss durchzuführen, so versuchen Sie bitte nicht einen Tagesabschluss nachträglich zu machen. Das funktioniert nicht. Stellen Sie bitte auch keine Windows-Systemzeit um. Beim Tagesabschluss werden immer ALLE Buchungen bis zum Zeitpunkt des Tagesabschluss miteingebunden. Würden Sie also um 15:00 einen Tagesabschluss machen, so wären auch alle Buchungen bis 15:00 Uhr enthalten.

Wenn Sie vergessen haben einen Tagesabschluss zu machen, dann gehen Sie wie folgt vor:

  1. Warten Sie bis der laufende Tag/Schicht zu Ende ist
  2. Führen Sie einen Tagesabschluss wie immer durch. Dieser Abschluss enthält nun beide Tage (gestern und heute). Beachten Sie, dass beim Nachdruck dann für diese beiden Tage nur ein Tag (mit 2-tages Summe) gespeichert ist.
  3. Sollten Sie getrennte Summen für beide Tage benötigen, dann können Sie optional über das Büromodul > Erweiterte Belegsuche die Buchungen eines einzelnen Tages per Abfrage auflisten und ausdrucken lassen. Berücksichtigen Sie bei der Abfrage auch Uhrzeiten. Zum Beispiel 15.4.2009 01:00:00 Uhr bis 16.5.2009 01:00 Uhr (falls Sie nicht innerhalb eines 24 Stunden Tages buchen).

Dassselbe Prozedere können Sie durchführen, falls Sie bereits mehrere Tage nicht abgeschlossen haben!

Analog zum Tagesabschluss gelten obige Vorgangsweisen auch für den Monatsabschluss!


Was bedeutet die Position "Speisenänderung" am Tagesabschluss und Monatsabschluss?

Der Artikel Nr. 1 "Speisenänderung" wird immer dann gebucht, wenn man einen Nullbon macht. Also einen Tisch öffnet und diesen abrechnet ohne einen Artikel zu buchen. Damit die Rechnungsnummer, welche bereits beim Tisch öffnen vergeben wird, erhalten bleibt, wird die Artikelnummer 1 als Platzhalter mit 0,000001 Euro gebucht. Dieser Artikel erscheint dann natürlich auch am Tagesabschluss und am Monatsabschluss.

Die Artikelnummer 1 wird auch als wertgestellter Artikel verwendet, wenn Sie Speisenänderungen mit Wert buchen. Somit kann es sein, dass Sie am Tagesabschluss mehrere Positionen mit Artikelnummer 1 finden - je nachdem ob und wie oft Sie Speisenänderungen mit Wert gebucht haben.

Sie können die Artikelnummer 1 auch umbenennen, damit er für Sie aussagekräftiger ist. z.B. "Speisenänderungen/Nullbon". Jedenfalls aber muss der Artikel 1 einer Küchenartikelgruppe und der entsprechenden Speisen-MWST zugeordnet sein.



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