7.4. F.A.Q.: Ich habe eine Finanzprüfung. Was muss ich tun?
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Als BONit FlexX PRO Anwender treten Sie einer Finanzprüfung gelassen gegenüber. Mit wenigen Klicks haben Sie alle umsatzrelevanten Daten für das Finanzamt bereitgestellt und können sich anschließend gleich wieder um Ihr Kerngeschäft kümmern.
Halten Sie Ihre Software mit den kostenlosen Updates immer auf dem aktuellen Stand.
Rechtliche Grundlagen für die Datenträgerbereitstellung sind:
* Die Bestimmungen der GDPdU / GoBD (Deutschland)
* Barbewegungsverordnung §§ 124, 125, 131, 132 BAO / Barbewegungs-VO (Österreich)
* Kassenrichtlinie 2012 (Österreich)
* Registrierkassensicherheitsverordnung 2016/2017
Bei BONit FlexX PRO handelt es sich um Kasse Typ 3 (info für das BMF).
Datenträgerbereitstellung für das Finanzamt
Im Falle einer Betriebsprüfung möchte das Finanzamt womöglich Daten von Ihrer Kasse. Diese können Sie mit dem Exportmodul entsprechend der Vorgaben der GDPdU / GoBD (Deutschland) und der RKSV (Österreich) aufbereiten und exportieren. Den Export finden Sie im Backoffice:
Hier können Sie entweder mit der grünen Taste ausgewählte Daten exportieren, oder mit der roten Taste alle Daten exportieren.
Sollten Sie bereits einmal eine Datenarchivierung (Jahresabschluss) durchgeführt haben, dann finden Sie weitere Datenbanken in den Auswahlfeldern. Gegebenenfalls müssen Sie eine andere Datenbank auswählen oder mehrere Einzelexporte durchführen wenn Sie Daten über mehrere Archive hinweg exportieren möchten.
In den Systemeinstellungen > Reiter "Grundeinstellungen" können Sie festlegen ob nur CSV-Dateien oder auch zusätzlich XML Dateien angelegt werden sollen. Sie können auch das Trennzeichen für die CSV-Datei festlegen (default= TAB). Lediglich das Datenerfassungsprotokoll (DEP) wird in JSON Format ausgegeben.
Die exportierten Datensätze können Sie ganz einfach Ihrem Steuerberater, Buchhalter oder Finanzprüfer übergeben.
Verfahrensdokumentation:
Gültigkeit: Diese Verfahrensdokumentation ist dauerhaft zutreffend und verliert auch durch regelmäßige Pflichtupdates nicht deren Gültikeit.
Speicherung und Manipulationssicherheit: Die Speicherung der Buchungsdaten, Vorgänge und Protokollierungen passiert in zugangsgeschützten Datenbanken. Diese Datenbanken können vom Benutzer nicht manuell geöffnet oder geändert werden.
Datensicherung: Die regelmäßige Datensicherung obliegt dem Kunden. Dazu stellen wir einerseits eine manuelle Datensicherung über das Backoffice (Menü "Datei") und einen automatischen Sicherungsdienst (FlexX Sicherungsdienst) kostenfrei zur Verfügung. Diese Datensicherungen speichern alle Rohdaten der Kasse.
Aufzeichnungen nach GoBD: Diese werden automatisch ab der ersten Inbetriebnahme geführt - es muss nichts separat aktiviert werden.
RKSV/TSE: Diese Funktion (Chipkarte oder TSE mit EFSTA Register) muss einmalig aktiviert werden und kann nach Aktivierung nicht mehr deaktiviert werden. Der Export enthält immer das gesamte DEP seit der Erstinitialisierung. Benötigen Sie einen Teilauszug des DEP, dann wenden Sie sich für diese kostenpflichtige Dienstleistung bitte an den Support.
Export für Finanzprüfungen: Funktion siehe oben. ALLE Datenbanktabellen werden 1:1 in XML und CSV-Dateien exportiert. Zusätzlich eine Datei DEP.txt im JSON Format bei aktivierter RKSV.
Der Finanzprüfer benötigt einen Nullbeleg: Diesen können Sie über das Backoffice > EFSTA > Nullbeleg (=Startbeleg/Monatsbeleg/Jahresbeleg) erstellen.
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